אבודים בפרטים הקטנים

על התופעה של "ניהול יתר" וכיצד להתמודד איתה

ריאיון עם עמיר עליון, מנהל תחום הדרכה, ויגאל רווה, מאמן עסקי ב-ZOOZ
התפרסם בגלובס, 14-15 בדצמבר 2005
מאת: ענת כהן, כתבת גלובס

חשוב לכם לרדת לפרטים הקטנים? קשה לכם להאציל סמכויות? יכול להיות שאתם לוקים בתסמונת חריפה של ניהול יתר. החדשות הרעות? זה מדכא את העובדים. הטובות? אם תתאמצו, תשתנו

בייעוץ ארגוני שערך לא מכבר עמיר עליון, מנהל ההדרכה של "ZOOZ", הגיעה מנהלת בכירה, שהתלוננה שהיא מרגישה שההליכים בארגון שבו עבדה היו תקועים, איטיים ומסורבלים. בבירור מעמיק יותר התברר, כי מנכ"ל החברה, שתחתיו עבדה, נהג לכנס את המנהלים הבכירים לישיבות ודיונים מדי יום, נהג להיכנס לעובי הקורה עד לפרטים הכי קטנים של כל הליך והתקשה להאציל סמכויות. אותה מנהלת סיפרה לעליון, כי היא מוצאת את עצמה מבזבזת זמן על ישיבות ודיונים, במקום להתעסק בעשייה עצמה וכי הפסיקה ליזום רעיונות חדשים, כדי למנוע מצב שבו אותו מנכ"ל יתערב מאוחר יותר בפרטים הקטנים, יציק לה בדרישה לעדכונים תכופים, ו"יבלבל את המוח".

"מנכ"ל שמעורב כמעט בכל הליך, ברמת הפרטים הקטנים, ולא מאפשר לכפיפים שלו לקחת אחריות, הוא מנכ"ל שלוקה בניהול יתר (over management)", מסביר עליון, "מנהל כזה לא יודע ממש להבחין בין התפקיד הקריטי שלו כמנהל לבין משימות שאינן קריטיות עבורו וצריכות להיות באחריות כפיפיו".

הסיבות לניהול יתר

מדוע מנהלים מאמצים דפוס התנהגות של ניהול יתר? האם מדובר במבנה אישיותי של מנהל, אהבת שליטה או הערכה עצמית גבוהה ביחס לסביבה?

עליון: "לא רק. קחי לדוגמא עובד זוטר, שקודם לתפקיד ניהולי. הרבה פעמים בתרחיש כזה יקשה על אותו מנהל לעשות את קפיצת המדרגה ומתוך הרגל הוא ימשיך לעשות גם את הדברים הביצועיים, שנהג עד עתה לעשות, במקום להעביר אותם לאחריות של כפיף זוטר. התנהגות כזו אופיינית גם לתפקידים בזירות של מצבי חירום: צבא, רפואה או אפילו חדרי עסקאות. זה נכון שבמצבי חירום מנהל צריך להיכנס הרזולוציה גבוהה ולהיות משימתי, אבל קיימת נטייה בתפקידים כאלה לגלוש ולהשליך מצבים קריטיים גם על השוטף. מעבר לכך, התנהגות של ניהול יתר יכולה מאוד להיות קשורה לדינאמיקה עם עובדים חסרי ביטחון. עובדים שבאים ושואלים אותך על כל צעד ושעל כיצד לפעול - יכולים לשאוב אותך למשחק שלהם. יש מנהלים שסגנון כזה של עובדים מתלבש להם כמו כפפה על היד. הם מרגישים חשובים, נחוצים, חכמים, כמו "אבא גדול" וכך העובד והמנהל מזינים זה את צרכיו של השני והבעיה רק מחריפה".

מה מאפיין ארגון עם ניהול יתר?

ניהול יתר הוא אחד האויבים הגדולים ביותר של יוזמה ויצירתיות אצל עובדים. על כורחם הם הופכים להיות 'ראש קטן' וחוששים ליזום רעיונות חדשים ולשטוח אותם בפני המנהל. הייתי ממליץ למנהלים, שמזהים כי העובדים שלהם נטולי יוזמות, לבדוק את עצמם בהקשר הזה. כמובן שמנהל צריך להיות מעורב בהליכי הארגון, אבל ישנה דרך לעשות את זה בלי להיות מנהל ביתר".

הדרך הראשונה המתבקשת לטיפול בדפוס התנהגות של ניהול יתר תהיה לצייד את המנהל בכלים ובמיומנויות של האצלת סמכויות או ניהול זמן. יגאל רווה, מאמן עסקי ב-ZOOZ, מציע לאמץ טכניקה אחרת לחלוטין. "לבוא ולבקש ממנהל לערוך האצלת סמכויות על כפיפיו בארגון זה נחמד", מסביר רווה, "אבל לא בהכרח אפקטיבי לאורך זמן. כל הלך מחשבה של מנהל הלוקה בניהול יתר הוא 'אני מקור החכמה'. גם אם תלמד אותו שיטות של האצלת סמכויות, עדיין בדיאלוג הפנימי שלו, בשיח הפנימי בינו לבין עצמו, הוא שומע קול שאומר 'זה בחיים לא יעבוד. הכפיף שלי לא מספיק טוב כמוני', ואכן יש סיכוי גבוה שהטכניקות האלו לא יחזיקו מים במבחן המציאות. "במקום זאת אני מציע לאמץ את גישת 'המנהל כמאמן', קרי לגשת אל העובדים במשימות שאתה מטיל עליהם לא כמו מפקד, אלא כמו מאמן ספורט או מאמן אישי, ולכוון אותם באמצעות שאלות התבוננות, כדי להשיג את התוצאות האופטימליות".

למה הכוונה?

רווה: "אתן דוגמה כדי להמחיש את ההבדל. כאשר עובד מגיע למנהל שלו ואומר 'אני תקוע', הרי שהמנהל הלוקה בניהול יתר יאמר משהו בנוסח 'עשה x, y, z'. מנהל שנוהג כמאמן יפעל אחרת. הוא יציג לעובד שאלות כמו 'אלו אלטרנטיבות אתה מזהה?', 'במי לדעתך כדאי לבחור?', 'מה זה בכלל "תקוע"?'. באופן הזה הוא מעביר את העובד שלו ממבט חווייתי למבט עובדתי, ומנקה את התמונה מרעשים (לצורך העניין רעשים הם החוויות הרגשיות בסיפור). "בדרך הזו אתה משיג מספר לא מבוטל של יתרונות. ראשית, אתה הופך את העובד שלך לשחקן פעיל במקום צופה מהצד ומעצים אותו. כאשר עובד אומר לך כמנהל 'אני תקוע' הוא בעצם מעביר את הבעיה לשולחן שלך ונוצר מצב שהוא, העובד, מנהל אותך. כשאתה מציג לו שאלות כמאמן: הכדור חוזר לשולחן שלו, השולחן שלך כמנהל נשאר ריק - ואתה פנוי לטפל במשימות הקריטיות שלך. "ברמה היותר עמוקה, כאשר אתה מציג לעובד שאלות התבוננות, אתה מפנה אותו פנימה במקום לחפש תשובות בחוץ, וכך אתה מעורר יצירתיות בארגון. המסר התת-קרקעי שאתה מעביר לו באמצעות שאלות מאמנות כאלו הוא: 'אני מאמין שאתה יכול'".

האם זה יעבוד?

האם מנהל "קונטרול-פריק" או מנהל הלוקה בניהול יתר, שרגיל להנחית פקודות על כפיפיו, יאות בכלל לאמץ טכניקות של שאלות מאמנות כדי להעצים את עובדיו?

"בהחלט כן. כשהוא רואה בראש עסקי מפוכח את הרווח על ההשקעה בשיטה הזו לעומת מתודולוגיות אחרות הוא בוחר בה, ותוך זמן קצר נוכח לדעת שהיא עובדת היטב בשטח. מעבר לכך, אינטואיטיבית השיטה הזו נתפסת בעיני מנהלים כפחות טכנית ויותר אנושית".